Hướng dẫn cài đặt và sử dụng hệ thống tổng đài nội bộ

 Có rất nhiều các công ty hiện nay đã áp dụng tổng đài nội bộ cho công ty mình, tuy nhiên sử dụng nó thì không hề đơn giản chút nào, sau đây Sen Việt sẽ giúp các bạn có thể cài đặt và sử dụng một cách đơn giản mà nhanh nhất:

Cài đặt tổng đài :

Nếu máy tổng được cài đặt ở trạng thái trực tiếp gọi ra ngoài, cần phải bấm phím “*” để vào nội tuyến, sau đó mới bắt đầu cài đặt.
Nếu máy tổng được cài đặt ở trạng thái trực tiếp gọi ra ngoài, cần phải bấm phím “*” để vào nội tuyến, sau đó mới bắt đầu cài đặt.
Khi thực hiện xong thao tác nghe “tút” 1 tiếng biểu thị cài đặt đúng, nếu là “tút, tút, tút” 3 tiếng là sai, cần kiểm tra rõ trước khi cài đặt lại.
Dùng phím “*” để biểu thị bắt đầu lệnh, “#” để biểu thị kết thúc lệnh, trong quá trình nhập lệnh cài đặt vào máy phát hiện sai sót có thể trực tiếp dùng phím “*” để bắt đầu lại từ đầu mà không cần úp máy.

                                           

                                                              Hướng dẫn sử dụng tổng đài nội bộ

1. Khi nhân viên trực ban nhận điện đến
Khi có điện thoại gọi đến, máy con đã được cài đặt trước đổ chuông sẽ đổ chuông, người sử dụng chỉ cần nhấc máy là có thể nhận điện thoại. Nếu cài đặt máy trực ban, đường dây ngoài bận, hệ thống sẽ tự động tìm máy con không bận và nhận điện.
2. Khi trạng thái trả lời tự động

Sau khi điện thoại gọi vào các máy con của tổng đài điện thoại đều không đổ chuông, mà máy tổng đài sẽ nhận trả lời cổng vào đọc trả lời tự động, người gọi đến sẽ căn cứ theo lời thoại gọi vào máy con nào đó hoặc gọi vào máy tổng để kiểm tra số máy con cần gặp. Sau khi máy gọi đến bấm xong số máy con nào đó máy con được gọi sẽ đổ chuông, chỉ cần nhấc máy là có thể nhận điện thoại.
3. Báo số máy con 
Cách thức: # 81 (đối với máy gián tiếp gọi đi) * # 81 (đối với máy trực tiếp gọi đi).
Lưu ý: Khi dùng thao tác này để thử máy tổng đài có thể phân biệt nhanh số ban đầu của các máy con.
4. Nội bộ đàm thoại
Gọi nội tuyến đối với loại máy con có thể trực tiếp gọi ra ngoài.
Cách thức: * + số máy con. Ví d ụ: * 602
Lưu ý: Máy con ở trạng thái trực tiếp gọi ra ngoài khi cần gọi nội bộ thì khi nhấc máy lên sau khi nghe thấy tín hiệu của đường dây ngoài ấn phím “*” và nghe thấy tín hiệu đường dây nội bộ thì mới bấm số máy con cần gọi.
Gọi nội tuyến đối với loại máy con gián tiếp gọi ra ngoài.
Cách thức: Trực tiếp bấm phím số máy con cần gọi. Ví d ụ: 602
Lưu ý: Máy con ở trạng thái không gọi được trực tiếp ra ngoài khi cần gọi nội bột thì khi nhấc máy lên sau khi nghe thấy tín hiệu đường dây nội bộ mới có thể trực tiếp bấm số máy con cần gọi.
Chú ý: Đàm thoại nội bộ
5. Chọn cổng vào gọi đi
Cách thức: # M (Gián tiếp gọi đi) * # M (Trực tiếp gọi đi)
Lưu ý: Trong một số trường hợp, người sử dụng máy này có thể lựa chọn cổng vào để gọi đi, phương thức này gọi là chọn cổng:
Chú ý:
Sau khi chọn một đường dây cổng vào nghe thấy tín hiệu bận, cho thấy đường dây này chưa mở hoặc đang có người sử dụng
Khi chọn đường dây gọi đi chỉ có thể chọn từ đường dây từ 1 đến 8
Một số công ty chỉ có bộ phận ngoại tuyến mở gọi đường dài, chức năng này có thể giúp cho người sử dụng lựa chọn chính xác ngoại tuyến
Một số người sử dụng đăng ký chức năng đặc biệt ở bưu điện, khi sử dụng chức năng này nhất định phải sử dụng phím “*” hoặc

6. Chuyển rời vị trí đơn giản
Khi không có nhân viên trực tổng đài, máy chủ không tự chuyển đường dây ngoài đến các máy con.
Trạng thái trả lời tự động, trực ban tổng đài muốn chuyển máy, phải cài đặt máy trực ban thứ 1 và máy trực ban thứ 2 cùng chuyển đi 1 số, như vậy phải ấn số 0 ở máy tổng đài ròi ấn số máy con cần chuyển.
Cách làm như sau:  # *  ABC (đối với máy gián tiếp gọi đi)  * # ABC (đối với máy trực tiếp gọi đi)
Lưu ý: Chuyển rời vị trí là chỉ khi người sử dụng ở xa máy con, tất cảđiện thoại gọi vào máy này có thể tựđộng chuyển đến một máy khác tuỳ chỉđịnh.
Ví dụ: Người sử dụng máy 605, khi người đó đang ở chỗ máy con 807, thì có thể sử dụng chức năng này chuyển hết các cuộc gọi tới máy con 805 đến máy con 807, do đó đảm bảo không bị lỡ các cuộc điện thoại quan trọng.
7. Chuyển gọi vào
Trong một hệ thống tổng đài nội bộ, sau khi một máy con nhận điện muốn chuyển qua một máy con khác thao tác như sau:
Máy con ấn nút nhận, sau khi nghe thấy âm thanh đường dây trong, ấn số máy con khác cần chuyển, dây ngoài nghe thấy tiếng máy con nhận điện đổ chuông, khi máy con đó đã nhận được điện thoại nói chuyện thì gác máy.
Cách thức: Bật công tắc cổng vào (hoặc phím FLASH/R) + số máy con
Lưu ý: Chuyển cuộc điện thoại gọi đến từ một máy con sang một máy con khác gọi là chuyển máy điện thoại đến.
8. Đàm thoại 3 bên
Cách thức: Ấn nút ngắt + * + số máy con
Lưu ý: Chuyển điện thoại gọi đến từ một máy con sang một máy con khác mà cả hai máy con cùng lúc đàm thoại với cuộc điện thoại gọi đến đó gọi là đàm thoại 3 bên.
Ví dụ: Máy con 805 đang nhận điện thoại, nếu muốn chuyển cuộc điện thoại đó đến máy con 807 mà cả hai máy cùng lúc có thể đàm thoại cùng cuộc điện thoại gọi đến đó, thì có thể sử dụng chức năng đàm thoại 3 bên:
(1) Máy con 805 nhận điện thoại gọi đến
(2) Ấn nút ngắt
(3)  Nghe thấy tín hiệu 
(4) Bấm số máy cần chuyển * 607 
(5) Ba bên cùng lúc có thể đàm thoại
Chú ý:
Trong quá trình chuyển điện thoại, có các trường hợp không giống nhau, xin được hướng dẫn như sau (giả dụ A là máy chủ động chuyển điện thoại, B là máy được chuyển điện thoại)
*. A không nhận điện thoại, B nhận điện thoại
Nếu sau khi nghe tiếng chuông điện thoại B nhấc máy, như vậy, A sẽ cùng đàm thoại với B, và tự động nhận điện thoại từ ngoài gọi đến, hình thành lên 2 máy con cùng đàm thoại với một cuộc điện thoại gọi đến, khi một trong máy A hoặc máy B tùy ngừng đàm thoại, máy còn lại vẫn có thể đàm thoại bình thường cho đến khi úp máy.
*. A không nhận điện thoại, B trong vòng 25 giây không nhận điện thoại
Khi máy con B trong vòng 25 giây không nhận điện thoại, máy A lại khôi phục đàm thoại, máy B sẽ ngừng đổ chuông.
2>. Thời gian ấn nút ngắt gác máy từ 100ms đến 2000ms (thời gian cụ thể có thể cài đặt Flash, có nói rõ trong cài đặt hệ thống), có 1 số điện thoại tiêu chuẩn có nút ”Flash”, nếu không có thể dùng nút ngắt thay thế.
3>. Ấn nút ngắt chuyển nhận sau khi nghe thấy tín hiệu, trong vòng 5 giây phải ấn xong số máy cần chuyển nếu không nó sẽ trở về trạng thái nhận điện ban đầu.
9. Nhận thay dây ngoài: # 7
Chúng ta làm như sau: ấn # 7 (đối với máy gián tiếp gọi đi)  * # 7 (đối với máy trực tiếp gọi đi)
Lưu ý: Máy con chưa đổ chuông mà nhận điện thoại gọi là nhận thay điện thoại
Chú ý: Chức năng này chỉ có thể nhận thay điện thoại gọi vào hoặc điện thoại chuyển tiếp, nội bộ không nhận thay được.
Khi bên ngoài trực tiếp bấm gọi vào số máy con, nếu máy con được gọi đó trong vòng 30 giây không nhấc máy, hệ thống tổng đài sẽ ngắt cổng vào này.
Khi bên ngoài bấm “0” (hệ thống tổng đài sẽ mặc nhận “0” biểu thị số kiểm tra), máy con trực ban được hệ thống tổng đài mặc nhận 602 sẽ đổ chuông, nếu máy 602 bận, hệ thống sẽ từ máy 603 bắt đầu tìm máy con rỗi để nhận cuộc điện thoại đó, trong trường hợp thường xuyên bận, nên để máy con 603 cũng làm máy trực ban để thuận tiện cho bên ngoài gọi đến.
Để cài đặt máy con đổ chuông sau khi bấm 0 cần tham khảo phương pháp cài đặt máy con trực ban thứ nhất.
Máy con chưa đổ chuông có thể thông qua chuyển tiếp điện thoại để nhận điện thoại

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ ThƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ SEN VIỆT được thành lập theo quyết định của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội. Nghành nghề kinh doanh Cung cấp tư vấn lắp đặt thiết bị viễn thông: Tổng đài nội bộ, Tổng đài Panasonic, bộ đàm, điện thoại, máy fax, phân phối các sản phẩm viễn thông, và các gói giải pháp tổng thể về viễn thông cho khách hàng.
Quý khách hoàn toàn yên tâm vì tất cả hàng hoá được công bố giá và nguồn gốc xuất xứ rõ ràng.
Sản phẩm đa dạng với nhiều chủng loại phong phú, từng sản phẩm thiết bị được mô tả tính năng, ứng dụng cụ thể, rõ ràng... giúp khách hàng dễ dàng tìm thấy sản phẩm phù hợp nhu cầu của mình với chi phí thấp nhất.

Mọi chi tiết vui lòng  liên hệ:

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ ThƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ SEN VIỆT 
 Địa chỉ                                : Số 3 ngõ 91/35 Nguyễn chí Thanh - Đống Đa - Hà Nội
 Điện thoại                          : (84). 4. 3785 8528       

Fax                                      : (84). 4. 3785 8527       

Email                                  : senviet.ltd@gmail.com

Website                             :www.sieuthitongdai.vn